Le sort de la boîte mail professionnelle des employés après leur départ

Lorsqu’un contrat de travail prend fin, que ce soit à l’initiative de l’employeur ou de l’employé, il est essentiel de régler plusieurs questions pratiques. L’une d’elles concerne le sort de la boîte mail professionnelle du collaborateur partant. Récemment, l’Autorité de Protection des Données (APD) belge s’est à nouveau penchée sur cette problématique et a confirmé des directives importantes.

Le cas : une boîte mail active pendant plusieurs mois

Dans cette affaire, un ancien employé a constaté que son adresse mail professionnelle était toujours active quatre mois après son départ. Il a demandé à son ancien employeur de désactiver la boîte mail, mais n’a obtenu aucune réponse. Après trois mois supplémentaires sans action, il a envoyé une mise en demeure. En l’absence de réaction, l’ex-employé a déposé une plainte auprès de l’APD.

Les obligations de l’employeur

L’APD a rappelé que les employeurs ont l’obligation de gérer et de désactiver les boîtes mail professionnelles des anciens employés de manière rigoureuse et dans les délais impartis. Une boîte mail peut rester active temporairement après le départ d’un employé, mais uniquement pour garantir la continuité des activités de l’entreprise. Pendant cette période, il est uniquement autorisé de configurer un message automatique signalant le départ de l’employé.

Les directives de l’APD sont les suivantes :

• Délai standard : Une boîte mail professionnelle doit idéalement être désactivée dans le mois suivant la fin du contrat de travail.
• Exceptions : Dans certains cas, ce délai peut être prolongé jusqu’à un maximum de trois mois, par exemple si le poste occupé par l’employé nécessite une période de transition plus longue. Cela n’est possible que si l’ex-employé donne son accord ou est au moins informé de cette prolongation.

Ce qui n’a pas fonctionné ici

Dans cette affaire, l’employeur n’a pas désactivé la boîte mail dans les délais prescrits et n’a pas pris les mesures nécessaires. L’APD a donc émis un avertissement et ordonné à l’employeur de fournir la preuve que la boîte mail avait bien été désactivée.

Points clés pour les employeurs

Cette décision rappelle que la désactivation de la boîte mail professionnelle des anciens employés n’est pas une simple formalité, mais une obligation essentielle. Voici les points principaux à retenir :

1. Désactivez la boîte mail au plus tard dans le mois suivant la fin du contrat de travail.
2. Pendant la période de transition, configurez un message automatique et limitez l’accès à la boîte mail.
3. Si la boîte mail doit rester active plus longtemps, assurez-vous d’avoir des accords clairs avec l’ex-employé et de l’en informer.

En gérant cet aspect rapidement, vous éviterez des plaintes et respecterez les réglementations en matière de protection de la vie privée.