L'Autorité belge de protection des données ("APD") a déjà eu l'occasion à plusieurs reprises - et récemment, dans une décision du 21 septembre 2023 (décision 135/2023) - de commenter cette question. La position de l’APD à ce sujet est - en général - la suivante :
- La conservation de la boîte mail professionnelle est justifiée si - au plus tard le jour du départ du travailleur - la boîte aux mail est assortie d'un message automatique.
- Le message automatique doit avoir pour objet d'avertir les correspondants du départ du travailleur et de désigner une nouvelle personne de contact.
- Le message automatique ne peut être lié à cette boîte mail professionnelle que pour un "délai raisonnable" (1 mois – avec la possibilité d'étendre cette période à 3 mois la selon le contexte et de préférence moyennant l'accord de l’ancien travailleur.).
- La poursuite de l'utilisation - et pas seulement la conservation - de la boîte mail professionnelle après le départ du travailleur nécessite le consentement explicite de ce dernier.
Dans ce contexte, nous rappelons également que la loi interdit de prendre connaissance du contenu d'un courrier électronique qui ne nous est pas adressé, sauf avec le consentement de toutes les personnes intéressées. Ainsi, il n'est pas autorisé de transférer automatiquement les e-mails adressés à un travailleur qui a quitté l'entreprise vers un collègue pour en assurer le suivi.