Elections sociales 2024 : Quelques rappels avant le début des hostilités

Les prochaines élections sociales auront lieu entre le 13 et le 26 mai 2024 (jour Y). Toutefois, la procédure électorale – qui dure plus de 150 jours – commencera dès les mois de décembre 2023. 

Vous trouverez ci-après quelques rappels pour vous aider dès les étapes préalables à l’organisation des élections proprement dites.

Dans quelles entreprises organiser des élections sociales?

Un conseil d’entreprise (CE) doit être instauré dans les entreprises occupant en moyenne 100 travailleurs tandis qu’un comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) doit être instauré dans les entreprises occupant en moyenne 50 travailleurs.

La période de référence pour calculer le taux moyen d’occupation court du 1er octobre 2022 au 30 septembre 2023 pour les travailleurs liés par un contrat de travail (même lorsque l’exécution de celui-ci est suspendue, comme p.ex. en cas d’incapacité de travail) ou contrat d’apprentissage, et le 2ème trimestre de l’année 2023 pour les travailleurs intérimaires (sauf s’ils remplacent un travailleur fixe).

L’occupation moyenne des travailleurs est calculée en prenant le nombre total de jours calendriers enregistrés en Dimona pour chacun de ceux-ci pendant la période de référence, à diviser par 365. Pour les travailleurs intérimaires, il est tenu compte du nombre total des jours calendriers d’occupation pendant le second trimestre de 2023, à diviser par 92.

L’entreprise = l’UTE

Les élections sociales doivent être organisées au niveau de l’unité technique d’exploitation (UTE) définie à partir de critères économiques et sociaux (au plus tard au jour X-35, soit entre le 9 et le 22 janvier 2024). Cette notion d’UTE ne coïncide pas nécessairement avec celle d’entité juridique. Une entité juridique peut ainsi être composée de plusieurs UTE et inversement. 

Concrètement, c’est l’existence d’une certaine autonomie en matière économique et sociale qui déterminera le niveau auquel le CE et le CPPT devront être mis en place. En cas de doute, les critères sociaux prévalent sur les critères économiques.

La loi ne précise pas ce qu’il y a lieu d’entendre par «critères économiques et sociaux». On se réfère ainsi à la jurisprudence rendue en la matière. 

Les critères économiques sont notamment : l’identité d’activités, une comptabilité commune, des services juridique et administratif communs, une politique économique et budgétaire commune, une direction composée de façon identique, un actionnariat commun, etc.

Les critères sociaux se rapportent quant à eux aux éléments suivants : emploi de langues communes, direction et politique du personnel commune, règlement de travail identique, organisation d’activités communes, système d’évaluation et de promotion similaire, politique salariale identique, intranet commun, etc. 

En fonction des cohésions existantes sur le plan économique et social au sein d’une même entreprise, plusieurs entités juridiques peuvent former ensemble une seule UTE. La législation détermine à cet égard les conditions en vertu desquelles plusieurs entités juridiques sont présumées, jusqu’à preuve du contraire, former une seule UTE. Ces présomptions sont les suivantes : 

• les entités juridiques font partie du même groupe économique ou sont administrées par une même personne ou par des personnes ayant un lien économique entre elles, soit ces entités juridiques ont une même activité ou bien leurs activités sont liées entre elles;
• et il existe certains éléments indiquant une cohésion sociale entre ces entités juridiques, comme, notamment une communauté humaine rassemblée dans les mêmes bâtiments ou des bâtiments proches, une gestion commune du personnel, un règlement de travail ou des conventions collectives de travail communes ou comportant des dispositions similaires.

Ces présomptions ne peuvent toutefois être invoquées que par les organisations syndicales ou les travailleurs – l’employeur ne peut en faire usage.

Inversement, il est possible qu’une entité juridique doive être scindée en plusieurs UTE. Ce faisant, il se peut que les UTE qui en découlent (ou à tout le moins certaines d’entre-elles) n’atteignent isolément pas le nombre d’effectif requis en vue de l’organisation d’élections sociales. 

La loi impose toutefois aussi l’organisation d’élections sociales dans les entreprises qui – en tant qu’entités juridiques (en non plus en tant qu’UTE) – occupent en moyenne 50 ou 100 travailleurs. Dans ces cas, il conviendra de suivre une procédure dite de «regroupement» des UTE d’une même entité juridique jusqu’à ce que celles-ci atteignent les seuils de 50/100 travailleurs.

Catégories de personnel représentées

Aux termes des élections sociales, des travailleurs représenteront leurs collègues au CE et au CPPT. Cette représentation sera répartie entre les différentes catégories de travailleurs présents dans l’entreprise : employés, ouvriers, jeunes travailleurs (s’il y a au moins 25 travailleurs de moins de 25 ans au jour des élections) et cadres (si au moins 15 cadres sont occupés au jour X)

Les « cadres » sont définis comme étant les employés qui exercent dans l’entreprise une fonction supérieure, réservée généralement aux titulaires d’un diplôme d’un niveau déterminé ou à celui qui possède une expérience professionnelle équivalente. Les personnes qui appartiennent au personnel de direction ne peuvent par ailleurs pas être considérées comme des cadres.

Les cadres sont en réalité des personnes qui exercent une fonction « supérieure », du fait de l’autorité qu’ils exercent ou simplement à cause du contenu de leur tâche. La fonction de cadre implique une certaine autonomie décisionnelle dans l’exécution du travail, certaines compétences de direction et/ou des responsabilités importantes. Cette notion sera appréciée in concreto et dépendra de la nature de l’entreprise ainsi que de sa structure. 

Début de la procédure - Première communication et décision

La procédure électorale débute à X-60 (soit entre le 15 et le 28 décembre 2023 en fonction de la date d’élections choisie), c’est-à-dire au plus tard le 60ème jour précédant l’affichage de la date des élections au sein de l’entreprise (jour X). 

A cette date, l’employeur doit communiquer aux travailleurs ainsi que, le cas échéant, aux CE et CPPT, toute une série d’informations, dont la liste des fonctions de direction et les critères économiques et sociaux qu’il entend prendre en considération en vue de la détermination de l’(ou des)UTE. 

Débute alors une période de 25 jours dite de «consultation» avec le CE et/ou le CPPT, ou, à défaut, avec la délégation syndicale. Au cours de cette période, seront notamment évoqués les critères retenus par l’employeur ainsi que son intention d’éventuellement diviser une entité juridique en plusieurs UTE ou inversement de (ne pas) regrouper plusieurs entités juridiques en une seule UTE.

A l’issue des 25 jours (soit à X-35), l’employeur communique sa décision écrite dans laquelle il indique le nombre d’UTE qu’il a décidé de retenir ainsi que leur description. Un recours peut être introduit contre cette décision par les travailleurs et/ou leurs organisations syndicales.

Personnel de direction = ?

Comme expliqué ci-avant, à X-60, l’employeur doit communiquer la liste des fonctions de direction présentes au sein de l’entreprise. Cette première annonce devra être confirmée au jour X-35 (soit entre le 9 et le 22 janvier 2024 en fonction de la date d’élections choisie). L’employeur désignera parmi ce personnel de direction ceux qui siégeront au CE et/ou au CPPT à ses côtés. Ceux-ci ne pourront donc poser leur candidature en tant que représentant des travailleurs et n'auront pas le droit de voter.

La loi organisant les élections sociales définit le personnel de direction comme « les personnes chargées de la gestion journalière de l’entreprise qui ont pouvoir de représenter et d’engager l’employeur, ainsi que les membres du personnel directement subordonnés à ces personnes, lorsqu’ils remplissent également des missions de gestion journalière ».

Il s'agit, dans la pratique, des deux niveaux les plus élevés dans la hiérarchie de la structure du personnel qui sont chargés de la direction journalière de l'entreprise.

Pour pouvoir évaluer ces deux niveaux, il y a lieu d'examiner les circonstances de fait et la pratique journalière de l'entreprise. En d'autres termes, analyser qui se charge de la direction journalière, effective, indépendante et continue de l'entreprise, le titre de la fonction n'étant en soi pas déterminant.

Pour cet exercice, l'organigramme de l’entreprise peut constituer un outil d'aide important. 

On rappellera que depuis les élections sociales de 2016, les personnes de confiance ne peuvent plus représenter l’employeur au sein du CE et du CPPT, ni se présenter comme candidat. Elles bénéficient ainsi du même statut que les conseillers en prévention.

Combien de mandats ?

Le nombre de mandats à attribuer dépend du nombre de travailleurs occupés au jour X. En fonction de ce nombre, le nombre de mandats effectifs à attribuer sera de : 

Il y aura par ailleurs un nombre équivalent de mandats suppléants. Il est enfin possible d’ajouter des mandats supplémentaires pour les cadres au CE.

Le nombre de mandats une fois défini, il convient de répartir ceux-ci entres les différentes catégories de personnel. La priorité est donnée aux jeunes travailleurs, ensuite la répartition se fait proportionnellement par catégorie de travailleurs dans l’entreprise, étant entendu que chaque catégorie doit disposer d’au moins un mandat.

La procédure électorale : Quelques nouveautés pour les élections sociales de 2024

Quelques nouveautés procédurales doivent être épinglées pour le scrutin de 2024 : 

Convocations des électeurs également par voie électronique

Les convocations des électeurs sont remises en principe physiquement dans les locaux de l’entreprise (au jour X+80, soit entre le 3 et le 16 mai 2024). En cas d’absence, l’électeur est convoqué par lettre recommandée. Le nom et à présent le prénom de l’électeur doit figurer sur l’enveloppe afin d’éviter toute confusion.

Pour les élections sociales de 2024, l’employeur pourra également convoquer les électeurs par d’autres moyens, pour autant qu’un accord unanime à ce sujet ait été conclu au sein du CE ou au sein du CPPT ou, à défaut, entre l’employeur et la délégation syndicale. Cette accord vaudra uniquement pour les électeurs disposant d’une adresse e-mail professionnelle ainsi que d’un accès à un instrument digital sur le lieu habituel de travail.

L’accord en question doit être conclu au plus tard le jour de l’affichage de l’avis annonçant la date des élections, c’est-à-dire le jour X. L’employeur doit conserver la preuve de cette transmission alternative de la convocation et de la réception par le destinataire.

A défaut de preuve de la réception par le destinataire, la convocation doit être envoyée par lettre recommandée au plus tard huit jours avant la date des élections. Moyennant un accord unanime au sein du CE ou du CPPT ou, à défaut, moyennant un accord entre l’employeur et la délégation syndicale, cette modalité peut être remplacée par un envoi par des moyens alternatifs. Dans un tel cas, l’employeur doit fournir au CE ou au CPPT la liste des électeurs concernés par cet accord.

Participation des intérimaires au scrutin en qualité d’électeurs

Les travailleurs intérimaires peuvent depuis 2020 participer au scrutin moyennant le respect de deux  conditions d’ancienneté au sein de l’utilisateur. Pour le scrutin de 2024, seule une condition d’ancienneté est exigée, à savoir, le fait d’avoir travaillé 32 jours effectifs au sein de l’utilisateur au cours des mois de novembre et décembre 2023 ainsi que janvier 2024.

Vote électronique plus sécurisé

Depuis les élections sociales de 2020, les électeurs sont autorisés à émettre leur vote de façon électronique à partir de leur poste de travail habituel moyennant un accord du CE, du CPPT ou de la délégation syndicale (pour le jour X au plus tard), qui détermine les conditions permettant de garantir le secret du vote et éviter toute influence sur le comportement électoral durant le vote. La loi précise à présent que pour ce vote électronique, une connexion réseau chiffrée de bout en bout doit être offerte afin de garantir une authentification fiable de l’électeur.

Protection contre le licenciement

Les candidats et les représentants du personnel élus au CE et au CPPT sont protégés contre le licenciement (cfr. Loi du 19 mars 1991). Ils ne peuvent être licenciés que pour un motif grave préalablement reconnu par les juridictions du travail ou pour des raisons d’ordre économique ou technique préalablement reconnues par la commission paritaire.

Cette protection débute à la date X-30 (soit pour les élections de 2024, entre le 14 et le 27 janvier 2024), date à laquelle l’employeur n’a pas encore connaissance des listes des candidats, celles-ci devant lui être transmises pour le jour X+35. On parle ainsi de « protection occulte ». Elle prend fin à la date d’installation des candidats élus lors des élections sociales suivantes.

Compte tenu des sanctions financières attachées au non-respect de cette protection (jusqu’à 8 ans de salaire), chaque employeur devra, dès le début 2024, être extrêmement prudent aux licenciements qu’il décide. En effet, tout travailleur licencié peut se porter candidat aux élections et bénéficier de ce fait, de façon rétroactive, d’une protection contre le licenciement.

Recours judiciaires

Des recours spécifiques peuvent être formés à plusieurs moments au cours de la procédure d’élections sociales (au jour X-60, au jour X, au plus tard au jour X+40 et au jour Y+15). Des délais très courts doivent être respectés à cet égard et en principe aucun appel n’est possible. Nous pouvons vous fournir une assistance particulière à cet égard si nécessaire.

A cet égard, une des nouveautés pour les élections sociales de 2024, est la possibilité de rectifier les inexactitudes dans les résultats des élections fondées sur des erreurs purement matérielles, sans l’intervention d’un juge, sur la base d’un accord entre l’employeur et toutes les organisations représentatives des travailleurs et des cadres qui ont présenté des candidats.