Politique de confidentialité

1. Qui et que couvre cette Politique de Confidentialité ?

Advocatenkantoor Reliance bv - numéro d'entreprise 821.045.612 - ("Reliance Littler" ou "nous, notre et nos") respecte et valorise votre vie privée et nous partageons avec vous nos méthodes et notre approche de la protection de vos informations personnelles dans la présente politique ("Politique de Confidentialité").

Notre Politique de Confidentialité ainsi que nos conditions d'utilisation décrivent pourquoi et comment nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités, notamment lorsque vous utilisez notre site web www.reliance-littler.com ("Site web"), lorsque vous nous contactez ou nous demandez des informations, lorsque vous faites appel à nos services juridiques ou autres ou dans le cadre de votre relation avec un ou plusieurs membres de notre équipe et de nos clients.

La présente Politique de Confidentialité décrit également la manière dont nous utilisons les Cookies.

Veuillez lire attentivement notre Politique de Confidentialité. En utilisant nos services ou notre Site web, vous consentez à ce que nous collections et utilisions vos informations comme décrit dans la présente Politique de Confidentialité.

La présente Politique de Confidentialité peut être modifiée à tout moment (voir la section intitulée "Modifications de notre politique de confidentialité") et votre utilisation continue de nos services ou de ce site web sera considérée comme une approbation à ces modifications ; veuillez donc consulter régulièrement la présente Politique de Confidentialité pour prendre connaissance des mises à jour.

La présente Politique de Confidentialité s'applique au traitement des données personnelles par Reliance Littler en lien avec :

(Personne de contact des) clients : fourniture de services par Reliance Littler à des clients actuels et potentiels.

(Personne de contact) des fournisseurs ou visiteurs : fourniture de produits et de services à Reliance Littler par des fournisseurs ou des prestataires de services et fourniture par Reliance Littler d'installations (y compris la mise en réseau - WIFI) aux visiteurs des bureaux de Reliance Littler.

Visiteurs du Site web : toutes les données à caractère personnel qu'un visiteur du Site web peut fournir en utilisant notre Site web ou en s'inscrivant pour recevoir des bulletins d'information, des articles de blog, en s'inscrivant à des événements ou en utilisant des formulaires de contact.

Recrutement : candidat ou personne (que ce soit par ce candidat ou cette personne ou par un tiers, tel qu'une agence de recrutement) pour un poste chez Reliance Littler.

Personnes de contact recevant des mises à jour juridiques et des invitations à des événements.

Les adversaires ou les soumissionnaires concurrents de nos clients actuels ou potentiels, ou les parties à des procédures judiciaires les concernant.

Toutefois, certaines données à caractère personnel doivent rester strictement confidentielles en vertu des obligations de secret professionnel qui lient les avocats et qui font l'objet de règles spécifiques (voir la section intitulée "Secret professionnel").

La présente Politique de Confidentialité ne couvre pas les informations collectées par toute autre société, société affiliée ou site tiers, ou par toute application tierce pouvant être liée à notre Site web ou accessible à partir de celui-ci. Lorsque vous vous connectez à de tels sites, nous vous recommandons vivement de consulter les déclarations de confidentialité de ces sites avant de divulguer toute information personnelle.

2. Secret professionnel

Reliance Littler (le cabinet dans son ensemble, ses avocats individuels et ses employés) est tenu par des obligations légales en matière de secret professionnel.

Ce secret professionnel couvre toutes les informations confidentielles que nos avocats reçoivent ou constatent dans l'exécution de leurs tâches (identité du client, tous les types de correspondance et d'annexes, toutes les informations sur le client ou sur d'autres personnes ou parties, etc.)

Les informations confidentielles couvertes par le secret professionnel ne peuvent être divulguées aux cours et tribunaux, aux tribunaux arbitraux et aux tiers que dans la mesure où la divulgation de ces informations est pertinente, est dans l'intérêt du client, n'est pas interdite par la loi et si le client est d'accord avec la divulgation.

La présente Politique de Confidentialité ne s'applique pas au traitement des données à caractère personnel qui doivent rester strictement confidentielles en vertu des obligations de secret professionnel des avocats, telles que décrites ci-dessus.

3. Quelles sont les données personnelles que nous recueillons à votre sujet ?

En fonction de la manière dont vous interagissez avec nous et/ou notre site web, nous pouvons collecter plusieurs types d'informations vous concernant, notamment :

Les informations de contact, telles que l'adresse, l'e-mail, le numéro de téléphone et d'autres informations connexes demandées dans le cadre de notre relation ou sur nos formulaires en ligne.

Les coordonnées professionnelles, telles que votre nom (y compris le préfixe du nom ou le titre), l'entreprise pour laquelle vous travaillez, votre titre ou votre fonction et votre relation avec une personne.

Votre statut de client de Reliance Littler, actuel ou passé, ou d'une autre entreprise, ainsi que les informations d'identification et les renseignements généraux que vous avez fournis ou qui ont été recueillis dans le cadre de nos échanges de travail.

Des informations comptables/financières, telles que les informations relatives aux paiements.

Des informations techniques, telles que des informations provenant de vos visites sur notre Site web ou de nos applications, ou relatives aux documents et communications que nous vous envoyons par voie électronique.

Les détails de vos visites sur notre Site web, y compris, mais sans s'y limiter, les données de trafic, les données de localisation, les logs et autres données de communication, les ressources que vous utilisez, ainsi que les informations sur votre ordinateur et votre connexion internet, y compris votre adresse IP, votre système d'exploitation et votre type de navigateur, à des fins d'administration du système et de communication d'informations globales.

Les informations que vous nous fournissez pour participer à des réunions et à des événements, y compris les conditions d'accès et les régimes alimentaires.

Les détails des transactions que vous effectuez par l'intermédiaire de notre site web et de l'exécution de vos commandes.

Les enregistrements et les copies de votre correspondance, si vous nous contactez.

Les informations que nous recevons de tiers, par exemple nos partenaires commerciaux, nos fournisseurs et nos vendeurs qui fournissent des services tels que des webinaires, des vidéos, du matériel de formation, des livres et d'autres services.

Toute autre information vous concernant que vous pourriez nous fournir.

4. Comment obtenons-nous vos données personnelles ?

Nous pouvons obtenir vos données personnelles par les moyens décrits ci-dessous :

Interactions directes : les données à caractère personnel que nous détenons dans notre base de données et que vous nous avez fournies (par exemple, en nous parlant en personne ou par téléphone, en visitant nos bureaux, en remplissant des formulaires sur notre Site web, en correspondant avec nous par courrier électronique ou postal, en nous donnant votre carte de visite, en vous inscrivant à un événement, etc.)

Site web, cookies et marketing : lorsque vous utilisez notre Site web ou que vous consultez les publications ou le matériel de marketing que nous vous envoyons.

Sources tierces : (i) nous recevons des données techniques de fournisseurs de services d'analyse tels que Google basés en dehors de l'UE (voir la section intitulée "cookies tiers") ; (ii) nous pouvons également recevoir vos données de tiers lorsque nous fournissons des services à nos clients ou que d'autres parties nous envoient vos données personnelles pour permettre la fourniture de ces services ou lorsque vous fournissez vos données personnelles à un tiers dans le but de les partager avec nous, par exemple les agences de recrutement et les consultants peuvent nous fournir vos données personnelles dans le cadre d'activités de recrutement ; (iii) nous pouvons recevoir des données à caractère personnel lorsque nous interagissons avec des organismes gouvernementaux ou réglementaires ou d'autres autorités en relation avec vous ou en votre nom.

Sources accessibles au public : nous pouvons collecter ou recevoir des informations vous concernant à partir d'autres sources, par exemple en veillant à ce que les coordonnées que nous détenons déjà à votre sujet soient exactes et à jour à l'aide de sources accessibles au public.

5.

Nous utilisons les informations que nous recueillons à votre sujet ou que vous nous fournissez de la manière suivante :

Fournir les informations que vous avez demandées.

Fournir et améliorer nos services à votre égard et/ou à l’égard de nos clients, y compris le traitement des données à caractère personnel d'autres personnes pour le compte de nos clients.

Promouvoir nos services, y compris l'envoi de mises à jour juridiques, de publications et de détails sur les événements, et vous envoyer du matériel de marketing.

Gérer et administrer notre relation avec vous et nos clients.

Remplir nos obligations légales, réglementaires et de gestion des risques, y compris l'établissement, l'exercice ou la défense de réclamations légales.

Répondre à vos demandes de renseignements concernant les postes à pourvoir.

Répondre à vos demandes de propositions/appels d'offres.

Vous permettre de vous abonner à nos actualités, blogs et courriels.

Améliorer les offres et les capacités de notre Site web.

Services juridiques et autres

Nous collectons, créons, conservons et utilisons des données à caractère personnel dans le cadre des services que nous fournissons à nos clients. Nous traitons les informations d'identification et les renseignements généraux dans le cadre de nos processus d'acceptation, de financement, d'administration et de marketing, y compris les vérifications relatives à la lutte contre le blanchiment d'argent, les conflits, la réputation et les finances. Nous traitons également les données à caractère personnel qui nous sont fournies par nos clients ou en leur nom dans le cadre du travail que nous effectuons pour eux.

Nous recueillerons et traiterons également des données personnelles vous concernant dans le cadre de votre présence dans nos bureaux ou lors d'un événement ou d'un séminaire organisé par Reliance Littler. Nous ne traiterons et n'utiliserons des catégories particulières de données personnelles concernant vos exigences en matière de régime alimentaire ou d'accès qu'afin de répondre à vos besoins et de satisfaire à toute autre obligation légale ou réglementaire que nous pourrions avoir. Nous pouvons partager vos informations avec des prestataires de services impliqués dans l'organisation ou l'accueil de l'événement en question.

Marketing

Vos données personnelles peuvent être utilisées à des fins de marketing liées aux services fournis par Reliance Littler.

Si vous êtes client, nous vous envoyons nos mises à jour et nos invitations dans le cadre de notre relation client existante, ce qui est dans notre intérêt légitime. Compte tenu de la relation client existante, nous considérons que ceci est inclus dans notre service et que vous êtes satisfait du service que nous vous fournissons pour vous tenir informé.

Si vous n'êtes pas un client ou n’y êtes pas lié, nous vous enverrons nos mises à jour et nos invitations sur la base de votre consentement.

Nous n'utiliserons pas vos données personnelles pour vous envoyer du matériel de marketing si vous avez demandé à ne pas en recevoir. Si vous nous demandez de cesser de traiter vos données à caractère personnel à des fins de marketing, nous y consentirons.

Vous pouvez faire une telle demande en utilisant les formulaires et les liens prévus à cet effet dans le matériel de marketing que nous vous envoyons ou en nous contactant à l'adresse info@reliance-littler.com. Vous pouvez également faire une telle demande par l'intermédiaire de votre contact habituel chez Reliance Littler.

Nous ne partageons jamais vos données personnelles avec des organisations extérieures à Reliance Littler à des fins de marketing.

Site web, Cookies et réseaux sociaux

Site web

Lorsque vous utilisez notre Site web, nous obtenons des informations vous concernant. Nous ne traitons vos données personnelles que pour des raisons légitimes liées à notre travail telles que (i) la fourniture et la bonne organisation de nos services (en ligne) ; (ii) le traitement des demandes de renseignements, des requêtes et des plaintes (par exemple, envoyées via notre formulaire de contact en ligne) ; (iii) recueil des statistiques sur l'utilisation du Site web ; (iv) amélioration des performances et de la conception du Site web.

Lorsque vous utilisez notre outil de "calcul de préavis" sur notre Site web, il vous est demandé de saisir plusieurs données (statut de l'employé, nom de l'employé, date d’entrée en service, date de départ de l'entreprise, date de naissance, démission ou licenciement, salaire et avantages, pourcentage de temps de travail). Ces données ne seront traitées que dans le but de fournir les services en ligne demandés (calcul de de préavis) et ne seront en aucun cas conservées par Reliance Littler.

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Nous obtenons également des informations sur votre utilisation de notre Site web en utilisant des cookies. Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur votre ordinateur lorsque vous visitez des pages web. Le propriétaire du cookie (qui peut ne pas être directement lié à la page web qui l'a installé - voir la section intitulée "Cookies tiers") peut accéder aux informations stockées dans ce cookie lorsque vous consultez des pages web qui incluent le code du propriétaire du cookie. Les cookies sont largement utilisés, ils sont nécessaires au bon fonctionnement de nombreux sites web et peuvent enrichir l'expérience de l'utilisateur. Ils peuvent également être utilisés pour suivre le comportement de l'utilisateur.

Nous utilisons différents types de cookies pour nous aider à améliorer notre Site web et à fournir un service meilleur et plus personnalisé en nous permettant :

D’estimer la taille de notre public et ses habitudes d'utilisation.

De stocker des informations sur vos préférences, ce qui nous permet de personnaliser notre Site web en fonction de vos intérêts personnels.

De vous reconnaître lorsque vous revenez sur notre Site web.

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D'autres cookies sont toujours utilisés.

Étant donné que les cookies tiers que nous utilisons sont mis en place et gérés par des tiers, nous vous suggérons de consulter les sites web de ces tiers pour obtenir de plus amples informations sur leurs cookies et sur la manière de les gérer. Voici des liens pour vous aider :

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Ces paramètres se trouvent généralement dans le menu "options" ou "préférences" de votre navigateur ou en utilisant l'option "Aide". Les liens suivants peuvent vous aider à comprendre ces paramètres.

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6. Sur quelle base utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous ne traiterons vos données personnelles que sur les bases suivantes :

Exécution d'un contrat : lorsque cela est nécessaire pour l'exécution de contrats auxquels vous êtes partie ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat (par exemple, engager une personne pour fournir des services juridiques ou autres).

Lorsque cela est nécessaire pour se conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Pour l'établissement, l'exercice ou la défense de réclamations ou de procédures légales.

Aux fins des intérêts légitimes de Reliance Littler ou à des fins commerciales légitimes.

Dans certaines situations spécifiques, nous ne traiterons vos données que dans la mesure où nous avons obtenu votre consentement sans ambiguïté (par exemple, à des fins de marketing sans être client - voir les sections intitulées "Marketing" et plus généralement "A quoi servent vos données personnelles").

7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Les périodes de conservation de vos données à caractère personnel dépendent de la catégorie des données concernées. Ces périodes sont fondées sur les exigences des lois applicables en matière de protection des données et sur l'objectif pour lequel les informations sont collectées et utilisées, en tenant compte des exigences légales et réglementaires de conservation des informations pendant une période minimale, des délais de prescription pour intenter une action en justice, des bonnes pratiques et des objectifs commerciaux de Reliance Littler.

En règle générale :

Vos données personnelles ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour les objectifs décrits ci-dessus,

Les données personnelles obtenues par le biais de notre Site web sont conservées pendant une période de cinq ans,

Les données à caractère personnel obtenues auprès (d'une personne de contact) d'un client sont conservées pendant une période de 10 ans à compter de la fin de la relation contractuelle,

Les données personnelles obtenues auprès d'un candidat sont conservées pendant une période de deux ans.

Nous pouvons toutefois conserver vos données à caractère personnel pendant une autre durée, qui dépend de l’une des périodes suivantes : (i) aussi longtemps que nécessaire pour nos activités quotidiennes ; (ii) toute période de conservation requise par la loi ; ou (iii) la fin de la période au cours de laquelle des litiges ou des enquêtes pourraient survenir.

8. Avec qui et dans quels pays partageons-nous vos données personnelles ?

Nous pouvons partager vos informations personnelles avec certains tiers de confiance, conformément aux accords contractuels conclus avec eux, notamment :

Nos conseillers professionnels et nos réviseurs.

Les fournisseurs auxquels nous confions certains services de support tels que le traitement de texte, la traduction, la photocopie et la révision de documents.

Les fournisseurs de services informatiques auprès de Reliance Littler.

Les tiers engagés dans le cadre des services que nous fournissons aux clients et avec leur consentement préalable, tels que les avocats, les conseils locaux et les fournisseurs de services technologiques tels que les « data rooms » et les services de gestion de dossiers.

Les tiers impliqués dans l'accueil ou l'organisation d'événements ou de séminaires.

Si nécessaire, ou pour les raisons exposées dans la présente politique de confidentialité, les informations personnelles peuvent également être partagées avec les autorités réglementaires, les cours, les tribunaux, les agences gouvernementales et les organismes chargés de faire respecter la loi. Bien que cela soit peu probable, il se peut que nous soyons contraints de divulguer vos informations pour nous conformer à des exigences légales ou réglementaires. Nous nous efforcerons raisonnablement de vous en informer au préalable, à moins que la loi ne nous l’interdise.

Afin de fournir nos services, il se peut que nous devions transférer vos informations personnelles en dehors de la Belgique ou de l'endroit où vous consultez notre Site web aux fins décrites dans la présente Politique de Confidentialité. Cela peut entraîner un transfert de vos informations d'un lieu situé dans l'Espace économique européen (EEE) vers un lieu situé en dehors de l'EEE, ou d'un lieu situé en dehors de l'EEE vers un lieu situé dans l'EEE. Le niveau de protection dans les pays situés en dehors de l'EEE peut être inférieur à celui offert au sein de l'EEE. Si tel est le cas, nous mettrons en œuvre des mesures appropriées pour garantir que vos données à caractère personnel restent protégées et sécurisées conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

9. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger vos données personnelles contre la perte accidentelle et contre l'accès, l'utilisation, l'altération et la divulgation non autorisés. Ces mesures sont les suivantes :

Formation du personnel concerné pour le sensibiliser à nos obligations en matière de protection de la vie privée lorsqu'il traite des données à caractère personnel.

Contrôles administratifs et techniques visant à restreindre l'accès aux données à caractère personnel selon le principe du "besoin d’en connaître" (mots de passe).

Mesures de sécurité technologique, notamment des « fire walls », des logiciels de cryptage et des logiciels antivirus.

Blocages d'accès en cas de perte ou de vol des appareils.

Mesures de sécurité physique, telles que des badges de sécurité pour accéder à nos locaux.

Accès limité autorisé aux personnes qui, selon nous, ont raisonnablement besoin d'entrer en contact avec les données à caractère personnel dans le cadre de leur travail.

Malheureusement, la transmission de données personnelles - en particulier via l'internet (y compris par courrier électronique) - n'est jamais totalement sûre. Bien que nous nous efforcions de protéger vos informations personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des informations personnelles qui nous sont transmises ou que nous transmettons. Toute transmission d'informations personnelles se fait à vos propres risques.

10. Quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel et comment les exercer ?

Vous disposez de plusieurs droits concernant les données personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez ainsi :

Obtenir la confirmation que nous traitons vos données personnelles et demander une copie des données personnelles que nous détenons vous concernant.

Demander que nous mettions à jour les données personnelles que nous détenons vous concernant ou que nous corrigions les données personnelles que vous jugez incorrectes ou incomplètes.

Demander que nous supprimions les données à caractère personnel que nous détenons vous concernant ou que nous limitions la manière dont nous utilisons ces données à caractère personnel si vous estimez qu'il n'y a pas/plus de motif légal pour que nous les traitions.

Dans la mesure où le traitement des données est fondé sur le consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement, sans préjudice de la légitimité du traitement fondé sur ce consentement avant son retrait.

Recevoir une copie des données à caractère personnel vous concernant, que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et transmettre ces données à caractère personnel à une autre partie (dans la mesure où le traitement est basé sur le consentement ou sur un contrat).

Vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour lequel nous utilisons l'intérêt légitime comme base juridique, auquel cas nous cesserons le traitement à moins que nous n'ayons des motifs légitimes impérieux pour le traitement.

Vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Si vous ne souhaitez plus recevoir de matériel de marketing direct de notre part, vous pouvez nous contacter ou cliquer sur la fonction de désinscription (voir la section intitulée "Marketing"). Dans ce cas, les données à caractère personnel ne seront plus traitées à ces fins.

Introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle, à savoir l'Autorité belge de protection des données (www.privacycommission.be).

11. Modifications de notre politique de confidentialité

Reliance Littler se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité en tout temps, pour quelque raison que ce soit, sans préavis, à l'exception de l'affichage de la politique de confidentialité modifiée sur son Site web. Nous vous conseillons de consulter régulièrement notre Site web pour prendre connaissance de notre Politique de Confidentialité en vigueur et de toute mise à jour qui pourrait y avoir été apportée. Les dispositions contenues dans le présent document remplacent tous les avis ou politiques antérieurs concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée qui régissent ce Site web. En ce qui concerne la version la plus récente, la date de la dernière révision de cette Politique de Confidentialité est indiquée au bas de cette page web.

12. Comment nous contacter ?

Pour poser des questions ou faire des commentaires sur la présente Politique de Confidentialité et nos pratiques en matière de confidentialité, y compris toute divulgation à des fins de marketing direct, ou pour accéder à vos informations ou les modifier, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : info@reliance-littler.com.