Wat met de professionele mailbox van medewerkers bij vertrek?

Bij het einde van een arbeidsovereenkomst, ongeacht of dit op initiatief van de werkgever of werknemer gebeurt, moeten er altijd praktische zaken worden geregeld. Een vraag die hierbij vaak opkomt, is: wat te doen met de professionele mailbox van de vertrekkende medewerker? Recent heeft de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) zich opnieuw over deze kwestie gebogen en enkele belangrijke richtlijnen bevestigd.

De casus: een mailbox die maandenlang actief bleef

In de betreffende situatie ontdekte een ex-werknemer dat zijn professionele e-mailadres vier maanden na zijn vertrek nog steeds actief was. Hij verzocht zijn voormalige werkgever om de mailbox te sluiten, maar kreeg geen reactie. Na nog eens drie maanden zonder gehoor, stelde hij de werkgever opnieuw in gebreke. Toen ook dit zonder resultaat bleef, diende de ex-werknemer een klacht in bij de GBA.

De verplichtingen van de werkgever

In haar beslissing benadrukte de GBA dat werkgevers verplicht zijn om professionele mailboxen van ex-medewerkers zorgvuldig te beheren en tijdig af te sluiten. Het is toegestaan om een mailbox tijdelijk actief te houden na het vertrek van een werknemer, maar uitsluitend om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. Hierbij mag enkel een automatisch bericht worden ingesteld dat het vertrek van de medewerker meldt.

De GBA hanteert hierbij de volgende richtlijnen:

• Standaard termijn: Een professionele mailbox moet idealiter binnen één maand na het einde van de arbeidsovereenkomst worden afgesloten.
• Uitzonderingen: In specifieke gevallen kan deze termijn worden verlengd tot maximaal drie maanden, bijvoorbeeld wanneer de functie van de werknemer een langdurigere overgang vereist. Dit kan alleen als de ex-werknemer hiermee akkoord gaat of hier minstens van op de hoogte is gesteld.

Wat ging hier mis?

In dit geval had de werkgever de mailbox te lang actief gelaten zonder de vereiste maatregelen te nemen. De GBA gaf de werkgever een waarschuwing en verplichtte hem om bewijs te leveren dat de mailbox inmiddels was afgesloten.

Belangrijke lessen voor werkgevers

Deze uitspraak herinnert werkgevers eraan dat het afsluiten van de professionele mailbox van ex-medewerkers geen detail is, maar een cruciale verplichting. De belangrijkste aandachtspunten:

1. Sluit de mailbox uiterlijk binnen één maand na het einde van de arbeidsovereenkomst.
2. Stel tijdens de overgangsperiode een automatisch bericht in en beperk verdere toegang tot de mailbox.
3. Wil je de mailbox langer actief houden? Zorg dan voor duidelijke afspraken en informeer de ex-werknemer.

Door deze stappen tijdig te nemen, voorkom je klachten en blijf je voldoen aan de privacyregels.