De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (“GBA”) heeft zich reeds verschillende malen – en recent, in een beslissing van 21 september 2023 (beslissing 135/2023) – kunnen uitspreken over deze problematiek. Het standpunt van de GBA in deze is – in het algemeen – het volgende:
- Het behoud van de professionele mailbox is verantwoord indien – uiterlijk op de dag van het vertrek van de werknemer – de professionele mailbox wordt voorzien van een automatisch bericht.
- Het automatisch bericht dient tot doel te hebben de correspondenten te waarschuwen over het vertrek van de werknemer en een nieuwe contactpersoon aan te duiden.
- Het automatisch bericht kan slechts voor een “redelijke termijn” verbonden worden aan deze professionele mailbox (1 maand – met, afhankelijk van de context én mits toestemming van de ex-werknemer, de mogelijkheid deze periode te verlengen tot 3 maanden).
- Voor het verdere gebruik – en dus niet alleen het behoud - van de professionele mailbox na het vertrek van de werknemer, is een expliciete toestemming vereist van de betrokken ex-werknemer.
In dat kader brengen we ook in herinnering dat het bij wet verboden is om kennis te nemen van de inhoud van een e-mail die niet voor hem bestemd is, tenzij met toestemmingen van alle betrokkenen. Aldus is het niet toegestaan om mails die worden gericht aan een werknemer die de onderneming heeft verlaten, automatisch door te sturen naar een collega voor opvolging.